Grabar una conversación en la que participas es lícito
En España, la doctrina constitucional es clara desde los años 80 (a partir de la STC 114/1984): quien participa en una conversación puede grabarla sin vulnerar el secreto de las comunicaciones, porque el secreto protege frente a terceros ajenos a la conversación, no entre los interlocutores. Como abogado que participa en la consulta, grabar esa conversación no es una interceptación ilegal.
Pero que la grabación sea lícita no significa que puedas hacer cualquier cosa con ella. Ahí es donde entra el RGPD.
El RGPD: donde se decide si lo haces bien o mal
La voz de tu cliente es un dato personal. El contenido de la consulta puede incluir datos especialmente protegidos (salud, origen, situación administrativa). Tratar esa grabación — almacenarla, transcribirla, resumirla — es un tratamiento de datos del que tú eres responsable. Eso implica:
- Base jurídica (art. 6 RGPD). En la práctica: la ejecución de la relación contractual con tu cliente (art. 6.1.b) y tu interés legítimo en documentar el encargo (art. 6.1.f). Documentar bien la consulta beneficia sobre todo al propio cliente.
- Deber de información (art. 13). El cliente debe saber que se graba, para qué, quién accede y qué derechos tiene. En la práctica: una frase clara al inicio de la consulta y una cláusula en la hoja de encargo.
- Encargado del tratamiento (art. 28). Si usas cualquier herramienta externa — una app de transcripción, un servicio de IA, un proveedor como Recorda — necesitas un contrato de encargo firmado que fije finalidades, subencargados, medidas de seguridad y plazos.
- Evaluación de impacto (art. 35). Grabar sistemáticamente consultas jurídicas con datos sensibles es un candidato claro a DPIA. Pídesela hecha a tu proveedor: si no la tiene, ya sabes cuánto le importa.
¿Y el secreto profesional?
La grabación forma parte de la documentación del encargo y queda cubierta por tu secreto profesional, igual que tus notas manuscritas o el expediente. La obligación práctica que añade: el contenido no puede quedar en manos de sistemas que tú no controlas. Un audio de consulta en una app gratuita cuyo proveedor procesa datos fuera de la UE, o los usa para entrenar sus modelos, es un problema de secreto profesional además de un problema RGPD.
1. Grabar con el móvil personal (decenas de apps con permiso de micrófono).
2. Apps de transcripción gratuitas: si no pagas el producto, tus consultas son el producto.
3. Datos procesados fuera del Espacio Económico Europeo sin garantías.
4. Ningún contrato de encargo firmado — unos "términos y condiciones" aceptados con un clic no lo son.
5. Retención indefinida: nadie sabe cuánto tiempo se guarda el audio ni quién puede pedirlo.
Cómo informar al cliente (sin que sea incómodo)
La fórmula que usan los despachos que trabajan con nosotros:
«Para que no se pierda nada de lo que hablemos y su expediente quede completo, esta consulta se graba y se transcribe de forma confidencial. Solo este despacho tiene acceso. ¿Le parece bien?»
En la práctica, la reacción habitual del cliente es positiva: significa que su caso queda bien documentado. Y si un cliente prefiere que no se grabe, no se graba — esa consulta se documenta a mano, como siempre.
Checklist antes de usar cualquier herramienta de grabación con IA
- ¿Hay contrato de encargo (art. 28) firmado, con subencargados listados?
- ¿Dónde se procesan y almacenan los datos? ¿Salen del EEE?
- ¿El proveedor entrena modelos con tus consultas? Pídelo por escrito.
- ¿Hay DPIA hecha para este caso de uso concreto?
- ¿Quién decide los plazos de retención? Deberías ser tú.
- ¿Te dan la cláusula informativa redactada para tu hoja de encargo?
Si un proveedor no puede responder a las seis por escrito, esa es tu respuesta.
Así es como lo resolvemos en Recorda
DPA y DPIA reales y firmados, datos en AWS España, cláusula informativa incluida, y la grabación convertida en un resumen archivado en el expediente. Lo explicamos sin letra pequeña.
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